Як організувати робочий день: 5 корисних порад

Складання розкладу справ на день допоможе більш ефективно розподілити свій час. До того ж, ви можете встигнути зробити більше справ і знизити ймовірність того, що випадково забудете про що-небудь важливе.

1. Розставляйте пріоритети

Існує дуже простий, але ефективний спосіб розподілити свої справи по терміновості і важливості. Це схема, яка називається матрицею Ейзенхауера. Її винайшов Дуайт Ейзенхауер, американський президент, генерал армії США і просто дуже продуктивна людина.

У матриці Ейзенхауера чотири розділи. Горизонтальна вісь показує терміновість справи, а вертикальна — важливість. Матриця дозволяє легко розмістити всі ваші завдання за категоріями: «нетермінові і неважливі», «термінові, але неважливі»,«важливі і нетермінові» або ж «термінові і важливі».

Спробуйте розподілити пріоритети по матриці Ейзенхауера, і ви здивуєтеся, як багато часу витрачаєте на термінові, але не дуже важливі справи. Наприклад, на нескінченні повідомлення від колег або телефонні дзвінки, які тільки відволікають вас від невідкладних завдань.

Приділяйте свій час правильним речам. Якщо є щось важливе і термінове – зробіть це негайно. Важливі, але не термінові завдання заплануйте, оцініть приблизний час на їх виконання і вирішите, коли ви цим займетеся. Неважливі, але термінові справи можна делегувати кому-небудь іншому. Нетермінові і неважливі завдання відкладіть на потім або відмовтеся від них зовсім.

2. Відводьте час для Deep Work

Венчурний капіталіст Сем Альтман якось сказав: «Цифрове відволікання (Digital Distraction) — одна з головних психологічних проблем нашого часу». Подумайте тільки: ми в середньому перевіряємо наші смартфони 50 разів на день. І, як вважає вчений і письменник Кел Ньюпорт, це значно погіршує наші здібності до ясного мислення і творчої діяльності.

У своїй книзі «В роботу з головою. Патерни успіху від IT-фахівця» він вводить поняття «глибока робота» (Deep Work). Цей вид роботи має на увазі повну зосередженість і занурення в певне завдання. Ніяких відволікань – максимум зусиль і концентрації. Тільки так ви зможете виконувати дійсно складні завдання з належним рівнем якості.

Ньюпорт наводить як приклад тактику, яку використовує його колега, професор Пенсільванського університету Адам Грант. Він присвячує осінній семестр викладацької діяльності, а весну і літо — дослідженням і ніколи не змішує два ці завдання. Під час напружених досліджень професор піддає себе повній ізоляції, щоб студенти йому не заважали.

Цілком ймовірно, що у вас немає можливості піти тим же шляхом і на кілька місяців сховатися від джерел роздратування. Не впадайте у відчай: не обов’язково занурюватися в «глибоку роботу» на цілий семестр. Ньюпорт пропонує скласти власний графік, орієнтуючись на ваші особисті переваги.

Вирішіть, в який час ви відчуваєте найбільший приплив сил і уважності, і виконуйте найскладнішу роботу саме тоді, відключивши при цьому смартфон і відмовившись від перевірок електронної пошти. Наприклад, сам Ньюпорт починає працювати рано вранці, але ніколи не робить цього після 17:30.

3. Оцінюйте час для зустрічей

Пол Грем, співзасновник стартап-інкубатора Y Combinator, каже, що існує два види робочих графіків: графік «менеджера» і графік «творця».

Перший варіант – для організаторів і начальників. На їхню думку, робочим часом управляти просто. Потрібно розділити день на годинні інтервали. І коли з’являється нове завдання, ви просто відводите на неї пару годин, позначаючи це в органайзері. Таким чином, якщо «менеджеру» потрібно призначити час для ділової зустрічі або мозкового штурму, він дивиться у свій календар, знаходить незайняту годину і збирає своїх колег.

Але для «творців» такі зустрічі, навіть заплановані заздалегідь, — катастрофа. Адже творчі люди, програмісти, письменники чи художники, не ділять свій розклад як «менеджери». Для виконання завдань їм зазвичай доводиться використовувати півдня як мінімум, а за одну годину вони в кращому випадку тільки розігріваються. І коли в самий розпал трудової діяльності «творцям» доводиться відриватися і йти на зустріч з колегами, вони випадають зі свого ритму і повернутися потім до виконання завдання їм дуже важко.

Тому, якщо ви управлінець, дізнайтеся завчасно у своїх підлеглих, коли краще організовувати спільні зустрічі, щоб не відривати людей від роботи в самі невідповідні моменти.

4. Контролюйте витрату вашої енергії

Тоні Шварц і Джим Лоер у своїй книзі «Життя на повній потужності!» стверджують, що головний ресурс для продуктивного працівника не час, а енергія. Можна витратити цілий день на виконання складного завдання, але якщо вам не вистачає фізичних і розумових сил, ви будете топтатися на місці і нічого корисного так і не зробите. А ось коли у вас достатньо внутрішньої енергії, ви зможете розібратися з важкою справою за пару годин, а залишок дня присвятити чому-небудь простіше.

Шварц і Лоер виділяють чотири види енергії: фізичну, емоційну, розумову і духовну. І якщо якийсь з них вам буде не вистачати, продуктивність впаде.

• Фізична енергія безпосередньо впливає на вашу здатність реагувати на навколишній простір і приймати правильні рішення. Брак цього ресурсу пов’язана з поганим харчуванням, недосипом і втомою.
• Емоційна енергія впливає на здатність належним чином керувати своїми емоціями в стресових ситуаціях.
• Розумова енергія дозволяє вам фокусуватися на одному завданні і не відволікатися. Людина з великим її запасом може сконцентруватися навіть в стресовій ситуації, коли всі навколишні так і норовлять його відвернути.
• Духовна енергія дозволяє побачити мету у своїй діяльності, щоб підтримувати мотивацію. Вона служить паливом для ентузіазму, завзятості і обов’язковості.

Щоб підтримувати всі чотири показники на належному рівні, правильно харчуйтеся, висипайтеся і займайтеся спортом (фізичні вправи стимулюють мозкову діяльність). І Користуйтеся простими прийомами для заповнення енергії.

Хороший метод чергувати роботу з повним зануренням і короткий відпочинок — техніка Pomodoro, яка ідеально лягає на концепцію Deep Work Кела Ньюпорта. Принцип простий: заміряємо 25 хвилин таймером і займаємося одним важливим завданням весь цей час без відволікань. Потім-перерва на 5 хвилин. За цей час ми заповнюємо енергію. Після чого повторюємо цикл ще чотири рази і робимо велику перерву на 20 хвилин.

5. Їжте жаб на сніданок

У всіх коли-небудь бувало так: вам попадається якась задача, яку виконати потрібно, але робити це страшно не хочеться. Ви починаєте її відкладати, і в міру наближення дедлайну вона все сильніше нависає над вами, відволікаючи від інших справ і змушуючи вас зайвий раз переживати.

Популярний письменник Брайан Трейсі називає такі завдання «жабами». І він рекомендує не відкладати їх на потім, а виконувати якомога раніше.

Якщо з ранку з’їсти жабу, залишок дня обіцяє бути чудовим, оскільки найгірше на сьогодні вже позаду.

Позбувшись від складного завдання, ви відчуєте задоволення, отримаєте заряд позитивної енергії на весь залишок дня і зможете зі спокійною совістю перейти до наступних пунктів у вашому списку.

Можна поділитись з друзями: